De acuerdo a la configuración de su empresa el usuario con rol Administrador de Empresa podrá dar de alta una o varias formas de pago, las cuales sirven para definir el medio en que se realizó el pago de o los comprobantes.
Funcionamiento de las formas de pago
Caso 1 Tarjeta corporativa
La forma de pago “Tarjeta de crédito corporativa” se puede emplear para realizar un gasto con medios de la empresa y tiene las siguientes implicaciones:
- Los montos de esta tarjeta no afectan de ninguna manera el saldo del empleado, es decir, no aplican para reembolsos o devoluciones del empleado, puesto que es dinero de la empresa.
- No se puede asignar un anticipo a este tipo de tarjetas.
- No acumulan el saldo.
Caso 2: Tarjeta de débito corporativa
Por lo regular esta tarjeta se usa para fondos revolventes que pueden ser provistos por medio de un saldo inicial o de un anticipo.
- Dado que es un medio de pago de la empresa, no afectará el saldo del empleado.
- Mantiene un saldo de la tarjeta, el cual puede ser usado en más de un reporte de gastos.
- Se debe tener en cuenta que el sistema no permitirá realizar comprobaciones de gastos que excedan el saldo de la tarjeta.
Caso 3: Forma de pago Personal
La forma de pago Personal comprende todos los medios de pago personales del empleado, ya sean tarjetas de débito, crédito o efectivo, que no pertenezcan a la empresa.
También determina si el empleado tiene saldo a favor, que se mostrará con la leyenda “Reembolso a empleado” y se puede dar en los siguientes casos:
a). El empleado no tuvo anticipo.
b). El empleado tuvo anticipo, pero gastó más que el anticipo.
Caso 4: Forma de pago Personal – Reembolso a empleado
Para concluir el flujo del viaje, el saldo se deberá marcar como pagado desde la sección ”Tesorería”, Gastos por pagar, mediante la opción Marcar como Pagado:
Caso 5: Forma de pago Personal – Devolución por parte del empleado
También determina si el empleado tiene saldo en contra, que se mostrará con la leyenda “El empleado debe” y se puede dar en los siguientes casos:
a) El empleado tuvo anticipo, pero gastó menos que el anticipo
b) El empleado tuvo anticipo, pero gastó con tarjeta corporativa
NOTA IMPORTANTE: el saldo que debe el empleado no podrá ser usado en otro reporte de gastos, deberá aplicar devolución.
Para concluir el flujo del viaje cuando el empleado tiene saldo en contra, el empleado deberá hacer una devolución en la sección “Reportes de gastos”, “Devoluciones pendientes”.
Para saber como realizar una devolución, dar click aquí.
