En cualquier momento, usted puede cargar los comprobantes que le han sido expedidos para posteriormente realizar la comprobación de sus gastos.
La aplicación le permite entonces cargar y editar sus comprobantes de tipo:
1. Vales Azules: Comprobantes no deducibles
2. CFDI: Facturas que le han sido expedidas
3. Comprobantes extranjeros: Si usted realiza gastos fuera de México
Para los comprobantes antes mencionados, cabe aclarar que es su empresa quien autoriza el uso o no del tipo de comprobante. Hay empresas que no permiten autorizan el empleo de comprobantes sin CFDI.
TABLA DE CONTENIDOS
Cargar vale azul
La aplicación le permite a usted crear un comprobante sin CFDI, ya sea desde una imagen o tomando una foto al momento de generar el comprobante.
Para crear un vale azul, seleccione la opción "Comprobante":
Seleccione la opción "Vale Azul":
Se despliega una plantilla solicitando los datos a ser capturados:
Debido a que no existe algún archivo de donde obtener la información para comprobantes sin CFDI, es requisito cargar estos manualmente.
Importe: Monto del gasto efectuado.
Fecha de gasto: Fecha en la que efectúo la compra del producto/servicio.
Emisor: Nombre del establecimiento/persona a quien usted pagó el producto/servicio.
Descripción: Breve descripción del comprobante.
Tipo de gasto: Despliega una lista de gastos limitada a los que su empresa permite para
comprobantes no deducibles.
Forma de pago: Listado en la que puede seleccionar la forma de pago del comprobante
Comprobante: La aplicación le permite adjuntar una imagen ya carga en su dispositivo, o tomar
en el momento alguna fotografía.
A excepción del comprobante, debe de tener una plantilla similar a la siguiente:
Para adjuntar alguna imagen que funja como evidencia, seleccione el espacio en blanco del mismo.
En caso de ser la primera vez, y por temas de seguridad, se le puede pedir permisos para acceder a la cámara, a los archivos y al micrófono. Le pedimos proporcionar las autorizaciones correspondientes.
En este momento debe de ver las siguientes opciones en pantalla:
1. Regresar: Cancela la acción y regresa al detalle del comprobante
2. Vista de la cámara: Muestra en tiempo real los elementos en los que tenga enfocada su cámara
3. Acceso a archivo: Entrará a los archivos de su dispositivo, en donde puede seleccionar el elemento. Debe de ser PDF o imagen
4. Acceso a imágenes: Accede a la carpeta de imágenes de su dispositivo
5. Tomar fotografía: Toma la fotografía, enfocando el elemento 2, y permite utilizar esta como evidencia
Ya sea que seleccione una imagen ya guardada o tome una fotografía, la aplicación cargara temporalmente esta y le regresara al detalle del comprobante y podrá ver la miniatura del archivo:
Antes de seleccionar la opción "Guardar", asegúrese de haber editado correctamente los datos de su comprobante y de tener alguna imagen como evidencia.
Al seleccionar la opción "Guardar", la aplicación carga su comprobante al sistema y podrá visualizarlo en el apartado "Mis comprobantes":
Repita cuantas veces requiera cargar comprobantes sin factura.
NOTA: Sugerimos en medida de lo posible, adjuntar evidencia del costo del producto, ya que su empresa puede o no aprobar este gasto si este no contiene algún comprobante adjunto.
Cargar: CFDI
Para esto, es necesario que en su dispositivo ya cuente con los archivos que conforman el CFDI:
Archivo PDF: Representación gráfica del detalle de la factura
Archivo XML: Archivo con toda la información requerida por el SAT.
Si su emisor le proporciona la factura como un archivo comprimido, mayormente .ZIP, le pedimos de favor que descomprima los archivos o que cargue su comprobante enviándolo por email.
El sistema en ningún momento le proporciona facturas que no cargue usted, es responsabilidad del colaborador solicitar su factura para que pueda cargarla en la aplicación y hacer uso de estas en su comprobación de gastos.
Dentro de la aplicación, seleccione la opción "Comprobante > CFDI":
A diferencia de un "Vale Azul" o "Extranjero", en este apartado se le pide cargar sus archivos XML y PDF:
A partir del XML la aplicación cargar varios de los datos, que podrá editar en caso de que no coincidan con lo requerido.
Proceda a cargar sus archivos presionando en los respectivos apartados, XML y PDF, la aplicación accederá a su sistema de archivos, por lo que debe dirigirse a la carpeta en donde usted tenga guardada su factura.
En cuanto cargue el XML, se llenaran varios de los campos del formulario, ya que en este archivo se encuentra toda la información del comprobante:
Cargue el archivo PDF y deberá tener el apartado de archivo completo:
Solo durante la carga de la factura se le permitirá adjuntar el PDF, en caso de que no lo cargue tendrá que eliminar el comprobante y volver a reiniciar el proceso.
Es importante que indique la "Fecha de gasto" en la que usted realmente efectuó el gasto, está fecha inicialmente se obtiene de la fecha del timbrado del CFDI, pero pudiera no coincidir con la de su gasto.
Ya que al momento de generar su comprobación de gastos, el sistema comparara el rango de fechas en que comprueba su gasto y la fecha de gasto del comprobante y, de no estar en rango el comprobante, no le permitirá usar el comprobante.
Ejemplo:
Usted realiza una compra el 17 de enero y solicita su factura hasta el 24 de enero.
La factura tendrá una fecha de gasto del 24 de enero, que no es la fecha en la que realmente
adquirió el producto o servicio.
Al momento de crear su reporte de gastos del 17 al 20 de enero, cuando quiera emplear él
comprobante con fecha del 24 de enero, no se podrá asociar.
Si aplica, presione sobre la "Fecha de gasto" y seleccione la fecha adecuada:
Puede editar la "Descripción" del comprobante por algo más concreto o que le ayude a diferenciar el comprobante a futuro. Presione sobre el texto y edite la información:
Seleccione, o ajuste, el "Tipo de gasto" del listado que su empresa tenga disponible para comprobantes de tipo CFDI:
Seleccione la forma de pago, esto se limita a las formas de pago que tenga usted configuradas en caso de que no encuentre la requerida le pedimos contacte a su área, del listado configurado:
Al final podrá observar los Conceptos y el desglose de los importes contenidos en su factura:
En este momento se le muestra el "Importe autorizado", este monto por defecto es del 100%, pero en cuanto entre al flujo de autorización su Autorizador o el área de Finanzas pueden no aprobar su gasto al 100%, por lo que podrán editar este importe y puede acabar en un reembolso menor o en una devolución.
Presione la opción "Guardar", para que el sistema registre este comprobante en su aparado "Mis comprobantes":
Facturas de consumo de alimentos y hospedaje
Cuando usted seleccione un "Tipo de gasto" que sea de alimentación o de hospedaje, se mostraran apartados adicionales:
Número de personas: Si el consumo fue efectuado por un grupo de colaboradores,
proveedores o clientes. Aplica para facturas de consumo y hospedaje y por defecto el valor es 1
Número de noches: Se debe indicar la cantidad de noches en las que se hospedó. Aplica
únicamente para facturas de hospedaje y por defecto el valor es 1
La razón de esto es que las políticas de gasto normalmente aplican por c/u de los usuarios y por días. El cálculo para identificar si se rebasa o no estas políticas es dividiendo el gasto entre la cantidad de personas y número de noches, según sea el caso.
Editar número de personas
Si aplica, edite el "Número de personas" al presionar sobre la opción "Personas", se despliega una pantalla en la que debe de indicar si esta persona es un colaborador o externo a su empresa:
Si es un compañero, en el campo "Buscar persona de la empresa" introduzca el nombre de su colaborador y presione el icono para buscar:
Seleccione a su colaborador y el sistema regresará al apartado inicial, colocando en el apartado "Personas" el nombre y email de su colaborador:
Repita hasta enlistar a todos los compañeros entre los que se va a repartir el importe de la factura.
Para el caso de personas externas, se le solicitará que indique el nombre de la persona y, opcionalmente, el email de esta:
Al finalizar la captura de la información, presione la opción "Agregar personas" y él sistema adicionará en el apartado "Personas" el nombre y email del personal externo:
Repita hasta enlistar a todos el personal externo entre los que se va a repartir el importe de la factura.
NOTA: Si usted incluye el email de personal externo, el sistema no notificara por ningún medio sobre esta acción, el campo es solo histórico.
Toda vez que ha terminado de agregar a las personas adicionales, presione sobre la opción "Aceptar" con lo que el sistema registrara este cambio y regresara al detalle de la factura en donde podrá ver que el valor por defecto, 1, cambia a la cantidad de personas adicionales:
Recuerde presionar sobre el botón de "Guardar" para que se queden registrados los datos.
Editar número de noches
Presione sobre el recuadro, con el valor numérico, y coloque la cantidad de noches:
O haga uso de los botones -/+ para reducir o incrementar el valor numérico sin necesidad de hacer uso del teclado virtual:
Recuerde presionar sobre el botón de "Guardar" para que se queden registrados los datos.