Si se requiere revalidar los comprobantes integrados en un “Reporte de gastos” cuando se encuentran en “Tesorería” y se “Envían a pago” será necesario solicitar a soporte se haga la configuración dentro del portal de Gastosdeviaje.mx
Pasos para efectuar la revalidación de facturas cuando pasan a Tesorería.
Se deberá solicitar a soporte se efectúe una configuración mediante un ticket o enviar un correo a soporte@focaltec.com o ayuda@focaltec.com, con el “Asunto Configuración Revalidar CFDI pendiente de pago”.
Una vez que se confirme que se cuenta con la configuración, Iniciamos sesión, deberás de ir al menú Contabilidad > Gastos Autorizados y dar clic en el viaje que aún está pendiente de Autorización.
Después de dar clic al viaje que aún está pendiente de “Autorización”, el portal te redirecciona a la página principal donde deberás de dar clic en Datos del viaje > Comprobantes, observaras en la columna SAT las facturas que ya fueron validadas y tendrán un check ☑️ y aquellas facturas que han sido editadas y están pendientes de validación por el SAT tienen una equis ❌.
En la ventana de Gastos Autorizados al seleccionar el viaje y dar clic en Enviar a pago, observaras una ventana de alerta que te notifica ¿Estás seguro que deseas Enviar a pago el reporte de gastos “xxxx”?, ahí podrás escribir un mensaje a manera de confirmar que si deseas enviar a pago ese viaje, después dar clic en Sí y en este momento ese viaje automáticamente se bloquea y no podrás editarlo, por último la plataforma te enviará una alerta donde te indica que los comprobantes fueron enviados a revalidación.
Será necesario esperar algunos minutos para que el portal efectúe una revalidación de nuestro viaje, posteriormente nos podemos encontrar con 2 escenarios:
Cuando todos los Documentos “CFDI” cumplen con las condiciones necesarias por parte del SAT podrás observar un check ☑️ en la columna de SAT, es en este momento donde tu viaje podrá ser programado para ser pagado o devuelto (Dependiendo del escenario que tenga ese viaje).
Cuando existen Documentos “CFDI” que no cumplen con las consideraciones del SAT, observaras una equis ❌, esto debido a que dentro de ese viaje hay documentos sin validar, si se intenta volver a “Enviar a pago” la plataforma emitirá un mensaje notificando el motivo por el cual este “Reporte de gastos” no puede ser Aprobado, el mensaje dará detalles sobre que comprobantes no son válidos y sugiere que sean eliminados para poder ser Aprobado el viaje.
Para poder eliminar los comprobantes tendremos que ingresar al viaje, en la página principal del viaje deberás dar clic en Datos del viaje > Comprobantes, seleccionar el comprobante “CFDI” que deseas eliminar y dar clic en “Eliminar comprobante”, la plataforma emitirá una ventana de notificación “Remover comprobante > Se quitará el comprobante XXXX de este reporte” donde deberás de capturar una breve descripción del motivo por el cual deseas eliminar ese comprobante y dar clic en “Aceptar” y después “Guardar”.
La plataforma te redirecciona a la ventana de Gastos Autorizados, seleccionar el viaje y dar clic en Enviar a pago, observaras dos ventanas, la primera de Notificación que dice ¿Estás seguro de enviar a pago el reporte de gastos “xxxx”?, dar clic en Sí y la segunda de Confirmación ¿Estás seguro de enviar a pago el reporte de gastos “xxxx”? ahí podrás escribir un mensaje a manera de confirmar que si deseas enviar a pago ese viaje, después dar clic en Sí, por último la plataforma empezará con la revalidación.
Será necesario esperar algunos minutos para que el portal efectúe una revalidación de nuestro viaje y daremos clic en el icono de actualizar ?, en automático el viaje desaparece de la ventana “Gastos autorizados”.
La plataforma redirecciona este viaje validado a “Gastos por pagar” o “Devoluciones pendientes”.
Para confirmar podemos ingresar a “Mis reportes de gastos”, seleccionamos el viaje, damos clic en “Bitácora” y ahí podremos observar el detalle de las diferentes actividades y cambios que se efectuaron a ese viaje.
¿Qué notificación tengo en mi correo cuando se remueve un comprobante CFDI?
Dentro de tu bandeja de entrada de correos contaras con una notificación que hace mención a que XXXX comprobante NO se puede utilizar en otro reporte debido a que no cumple con la verificación del SAT, además de especificar que XXXX comprobante fue removido del Reporte de gastos XXX.