Esta actividad dependerá si su empresa permite la solicitud o no de anticipos, en caso de tener duda le pedimos de favor se acerque con su área Administrativa para pedir está información.
Pasos para poder llevar a cabo una solicitud de anticipo a través de la aplicación.
Dentro de la aplicación, seleccione “Anticipos > Gastos > Agregar + > Anticipo”.
Capturar información base de su “Solicitud de anticipo”.
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos (Puede o no permitir editar).
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está solicitando el anticipo.
Después de agregar y revisar la información, si los datos son correctos, dar clic en “Continuar”.
Continuar con el llenado de los campos del formulario, en esta vista deberá llenar los siguientes datos:
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario (Datos que ya fueron registrados y no se pueden editar).
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos (Datos que ya fueron registrados y no se pueden editar).
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos (Datos que ya fueron registrados y no se pueden editar).
Moneda. Divisa a través de la cual está solicitando el anticipo (Datos que ya fueron registrados y no se pueden editar).
Fechas. Periodo de tiempo contemplado para realizar el viaje, no se podrán hacer anticipos de fechas pasadas por lo que solo están habilitadas las fechas del día en que está creando el anticipo y fechas futuras.
Días en total. Duración total del viaje o actividad a realizar (Contador automático).
Descripción del anticipo. Espacio de libre redacción para justificar el motivo por el cual solicita el anticipo.
Al terminar continuar con la sección “Detalle de gastos”, dar clic en “Agregar al menos un tipo de gasto”.
Aparecerá un listado con todos los “Tipos de Gasto” que podrá seleccionar para realizar el viaje y/o actividad por ejemplo: Alimentos, Propinas, Transporte, etc. al finalizar, dar clic en “Aceptar”.
NOTA:
A solicitud de la empresa, existirán gastos que ya tendrán un importe solicitado o podrás capturarlo.
El usuario deberá de leer algunas condicionantes que se agregaron al “Tipo de gasto”.
Al dar clic en la opción “Aceptar” el portal te re direcciona a la pantalla de “Nuevo anticipo” donde podrá ver ya agregados los “Tipos de gastos” que se seleccionaron anteriormente y el total del importe solicitado en el anticipo, después de validar la información si todo es correcto, dar clic “Guardar”.
NOTA.
Para registrar el monto a solicitar en algún gasto, dar clic en “Editar”, capturar el importe a solicitar, editar o confirmar el número de días a utilizar el gasto y de ser necesario se pueden agregar notas o comentarios, dar clic en “Aceptar”.
Si por error se eligió un gasto que no se utiliza, desplazar el gasto a la izquierda para que se pueda visualizar el icono de eliminar, dar “Clic”.
A continuación la aplicación te muestra un resumen de anticipo solicitado después de los cambios realizados, si toda la información es correcta dar clic en “Solicitar autorización”.
* Información.
Solicitante. Nombre del usuario que solicita el anticipo.
Fechas. Periodo de tiempo contemplado para realizar el viaje.
Compañía. Nombre de la empresa donde se encuentra dado de alta el Usuario.
Plantilla de gasto. Nombre del informe asignado al Usuario, a través del cual darán seguimiento a sus gastos.
Centro de costo. Nombre de la unidad organizada que tiene asignada el Usuario mediante la cual incurre en gastos.
Moneda. Divisa a través de la cual está solicitando el anticipo.
Estatus. Etapa en la que se encuentra la solicitud de anticipo.
Detalle de gastos. Enlista los gastos a solicitar (Gasto - Monto y Comentarios).
* Bitácora. Enlista el histórico con fecha, hora, nombre del usuario, montos y comentarios del avance o rechazo de la solicitud.
Si toda la información está correcta, dar clic en “Solicitar autorización”.
Para solicitar la autorización de un anticipo de pueden agregar comentarios que servirán de apoyo al autorizador, después de capturar algún comentario, dar clic en “Aceptar”.
Para concluir la solicitud de anticipo, la aplicación emite una alerta mencionando que “El anticipo se encuentra en proceso de autorización”.
